RETURNS – RETOUREN

Return Policy INTEPAS Deutschland GmbH

1. Notification Period

Wrong deliveries, faulty deliveries or deliveries of wrong quantities must be checked immediately after receipts of delivery. In the event of not inspecting the delivery immediately, goods are deemed approved despite any incorrect delivery. In order to avoid this assumption of approval, the following procedure is required:

  • Missing goods must be reported immediately, within 5 working days after reception of goods the latest.
  • Incorrect deliveries and orders placed in error must be reported immediately, within 5 working days after reception of goods the latest.
  • Transport damages and material defects of goods are to be reported immediately, within 5 working days after reception of goods the latest.
  • DOA goods in stock: Defective goods must be reported immediately, within 3 working days after discovery the latest.
  • DOA after resale: Defective goods must be reported immediately after discovery, date of complaint must not be longer than 2 working days after sale of device to end customer.
2. Reporting

Complaints can only be made using the current INTEPAS return form. Filled out form must be sent to: service@intepas.com.
Current return application can be found here: www.intepas.com/returns/rma.xlsx . Processing of complaint can only be guaranteed when return form is filled out completely.

3. Inspection of complaints

Inspection of complaints is initially following the criteria described below, which must therefore be taken into account by dealer.

Defective goods (DOA):

  • Compliance of notification period
  • Proof of purchase (INTEPAS delivery note or copy of invoice)
  • Fault description excludes external influences (strong traces of usage, water damage, etc.)
  • Reason and cause of complaint must be classified unambiguously

The manufacturer then checks complaint, decides on final handling- wether a credit note or replacement is granted or not.

Missing goods / scope of delivery incomplete

  • Compliance of notification period
  • Proof of purchase (INTEPAS delivery note or copy of invoice)

Defective goods

  • Compliance of warranty conditions
  • Proof of purchase (INTEPAS delivery note or copy of invoice)
  • Exact error description
  • End customer receipt

Due to careful inspection by INTEPAS Deutschland GmbH and respective manufactures, processing time of incoming returns can take up to twelve weeks.

4. Shipment

After successful inspection, the dealer will receive a notification with an RMA number. This number must be attached to each parcel from the outside in a clearly visible manner. The original packaging of the goods must never be used as outer or shipping packaging. The return shipment must be returned to INTEPAS within 3 working days after receipt of RMA number at dealer’s expense. Returns will only be accepted in original packaging (excluding defective devices), with complete scope of delivery, unlabeled and undamaged. Goods must be sorted by manufacturer and by defective (for defective devices) and not defective (for wrong deliveries). All shipments must be packed secured for transportation. If returns show damages due to faulty operation, transport and/or bearing damage or damage not covered by warranty, no further processing will take place and goods will be made available for collection. Please enclose collective delivery note in case of returning several articles in one parcel, so that completeness can be checked.

Procedure:

  1. Fill out return form and send it to: service@intepas.com
  2. You will then receive an RMA number by mails.
  3. Attach number to each parcel from outside in a clearly visible manner.
  4. All confirmed returns are to be packed individually at your own risk, and sent to the following address at your expense within 3 working days after reception of RMA number:

INTEPAS Deutschland GmbH
Service Department
Adalbert-Stifter-Str. 15
65375 Oestrich-Winkel

5. Complaint documents

The following documents must be attached to any complaint at all times:

  • RMA form, duly completed
  • Copy of delivery note and invoice
  • Exact fault description
  • Order date and order number
  • Customer number
  • End customer receipt (mandatory requirement)
  • Error description and end customer receipt must be assigned to faulty item
  • Proof of purchase (copy of INTEPAS delivery note, invoice)
6. Result of complaint

Taking the service portfolio offered by manufacturer into account, INTEPAS has the right to either repair or replace parts/services showing a defect within the period of limitation. Some manufacturers like Plantronics might send replacement goods that cannot be resold. In such cases, the end customer or dealer can contact the manufacturer directly to ensure faster complaint handling. Please note that not in every case the dealer has a claim to receiving a credit note or rectification for returned item. Decisions about credit notes, new deliveries, etc. are in any case up to suppliers and manufacturers of INTEPAS Deutschland GmbH and their guidelines. Therefore, credit notes, new consignments etc. will only be issued after a decision of the manufacturer.

General Principles:

  • Quick processing can only be guaranteed, if return form is filled out completely
  • Claimed items must always be returned complete with all accessories
  • Items without reason for complaint and without return form are being disposed after a period of 2 weeks in which dealer can collect returned items.
  • In order to guarantee quick processing, a detailed error description is necessary.
  • Articles packed in original packaging that have not yet been opened or used, cannot be claimed.
  • Processing time for incoming returns is up to the respective manufacturer and can take up to 12 weeks.
  • INTEPAS Deutschland GmbH reserves the right to charge a handling fee of 15, -€ in case of missing documents or incomplete return form for a smooth complaint processing.
7. Transport damage

Shipments must be inspected immediately for damage. If damage is suspected, receipt of goods shall only be accepted under reserve, stating the suspected damage, countersigned by the carrier.

In case of goods on pallets, it must be ensured that packaging and seals are inspected immediately. If packaging is damaged or seals are broken/missing or content of shipment differs from freight documents, receipt must only be accepted under reserve, stating the suspected damage, countersigned by the carrier (freight forwarder or parcel service).
Contents of shipment must be checked immediately for completeness.

Further steps:

  • A reduction of occurred damage and prevention of further damage must be ensured.
  • In case of damage, INTEPAS Deutschland GmbH must be informed immediately, so that an expert can be called in if necessary. Notification must be made exclusively by mail: service@intepas.com
  • The condition of shipment, shipping packaging and filling material shall not be changed until expert has arrived.
8. Non-Compliance with service guidelines

The processing of complaints in violation of service guidelines cannot be guaranteed.
INTEPAS Deutschland GmbH reserves the right to charge any costs incurred by non-compliance with service guidelines. Missing documents and incomplete scope of delivery are to be sent to INTEPAS Deutschland GmbH after consultation within 3 working days after receipt of corresponding notice for completion. If not, defective goods will be returned at the expense of dealer.

Traces of use and packaging damage that have not been announced as reason for return, affect the return result. The reduction will be passed on to sender. If no fault can be detected on returned device, we will return the device. The return of the non-defective device and a fee for expenses will be charged.

9. General

The General Terms and Conditions of INTEPAS Deutschland GmbH apply.

Retourenregelung INTEPAS Deutschland GmbH

1. Meldefristen

Eine Falschlieferung, mangelhafte Lieferung oder Lieferung der falschen Menge ist vom Händler unverzüglich nach Erhalt der Lieferung zu überprüfen. Bei Unterlassung einer unverzüglichen Überprüfung gilt die gelieferte Ware trotz etwaiger Falschlieferung, Mengenfehler oder Mängel als genehmigt. Zur Vermeidung dieser Genehmigungsfiktion ist folgendes Vorgehen des Händlers geboten:

  • Fehlende Ware in einer Sendung oder fehlende Ware im Lieferumfang eines Artikels ist unverzüglich, spätestens innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang der Sendung zu melden.
  • Falschlieferungen und Bestellfehler sind unverzüglich, spätestens innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang der Ware zu melden.
  • Transportschäden und Sachmängel der Ware sind unverzüglich, spätestens innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang der Ware zu melden.
  • DOA bei Lagerware: Neudefekte sind unverzüglich, spätestens innerhalb von 3 Werktagen nach Entdeckung zu melden.
  • DOA bei Wiederverkauf: Mängel sind unverzüglich nach Bekanntwerden zu melden, das Reklamationsdatum darf nicht länger als 2 Werktage nach Verkauf des Gerätes an den Endkunden zurückliegen.
2. Meldung

Reklamationen können nur mit dem aktuellen INTEPAS Retouren Antragsformular per Email an service@intepas.com erfolgen.

Das aktuelle Retouren Antragsformular finden Sie unter www.intepas.com/returns/rma.xlsx . Nur bei vollständig ausgefülltem Retourenantrag kann eine Abwicklung Ihrer Reklamation gewährleistet werden.

3. Prüfung der Reklamation

Die Prüfung der Reklamation erfolgt zunächst anhand der unter nachfolgend dargestellter Kriterien, die daher unbedingt durch den Händler zu berücksichtigen sind:

Neudefekt (DOA):

  • Einhaltung der Meldefristen
  • Bezugsnachweis über INTEPAS Deutschland GmbH durch Lieferschein- oder Rechnungskopie
  • Fehlerbeschreibung schließt Fremdeinwirkungen (starke Gebrauchsspuren, Wasserschäden etc.) aus.
  • Reklamationsgrund und –verursacher sind eindeutig zuzuordnen.

Anschließend erfolgt eine Reklamationsprüfung durch den Hersteller, dieser entscheidet über die endgültige Handhabung der Reklamation und ob eine Gutschrift etc. stattgegeben wird.

Fehlende Ware/Lieferumfang unvollständig:

  • Einhaltung der Meldefrist
  • Bezugsnachweise über INTEPAS Deutschland GmbH durch Lieferschein- oder Rechnungskopie.

Defekt:

  • Einhaltung der Gewährleistungsvoraussetzungen
  • Bezugsnachweis über INTEPAS Deutschland GmbH durch Lieferschein- oder Rechnungskopie
  • Genaue Fehlerbeschreibung
  • Endkundenkaufbeleg

Die Bearbeitungszeit der eingehenden Reklamationen und Retouren kann durch sorgfältige Prüfung der INTEPAS Deutschland GmbH und die entsprechenden Hersteller bis zu 12 Wochen in Anspruch nehmen um eine genaue Bearbeitung und Fehlerbehebung gewährleisten zu können.

4. Reklamationssendung

Nach erfolgreicher Prüfung erhält der Händler eine Benachrichtigung. Die RMA-Nummer ist auf der Versandverpackung deutlich sichtbar anzubringen. Dabei ist niemals die Originalverpackung der Ware als Umverpackung bzw. Versandverpackung zu benutzen. Die Retourensendung ist innerhalb von 3 Werktagen ab Eingang der Retourenbestätigung mit Retouren-Nr. (RMA-Nr.) beim Händler zu dessen Kosten zurückzusenden. Retouren werden nur im Originalverpackungszustand (ausgenommen Defektgeräte), vollständigem Lieferumfang, ohne Beschriftung und unbeschädigt angenommen. Die Ware muss nach Herstellern und getrennt nach „defekt“ (bei Neudefekten) und „nicht defekt“ (bei Falschlieferungen), sortiert sein. Alle Sendungen müssen transportsicher verpackt sein. Wenn die Retouren durch Fehlbedienung, Transport- und/oder Lagerschäden oder nicht im Rahmen der Gewährleistung abgedeckte Beschädigungen aufweisen, wird keine weitere Bearbeitung erfolgen und die Ware zur Abholung bereitgestellt. Werden mehrere Artikel in einem Paket retourniert, ist ein Sammellieferschein der Sendung beizufügen, damit eine Wareneingangskontrolle auf Vollzähligkeit erfolgen kann.

Ablauf:

  1. Vollständiges Ausfüllen des Retourenantrags und per Mail an service@intepas.com
  2. INTEPAS sendet Ihnen eine Rücksendungsbestätigung inklusive RMA-Nr. per Mail zu.
  3. Rücksendung der Ware durch den Händler, Rücksendebestätigung und RMA-Nr. sind gut sichtbar außen am jedem Paket/ jeder Palette anzubringen. Ist dies nicht der Fall, kann eine Annahmeverweigerung erfolgen.
  4. Alle bestätigten Retouren sind auf Risiko des Kunden, inkl. des kompletten Zubehörs, einzeln zu verpacken und auf dessen Kosten innerhalb von 3 Werktagen ab Eingang der Retouren Bestätigung an folgende Adresse zu versenden:

INTEPAS Deutschland GmbH
Serviceabteilung
Adalbert-Stifter-Str. 15
65375 Oestrich-Winkel

5. Reklamationsbelege

Folgende Belege sind einer Reklamation jederzeit beizufügen:

  • Vollständig ausgefülltes RMA-Formular
  • Kopie von Lieferschein und Rechnung
  • Genaue Fehlerbeschreibung
  • Bestelldatum und Auftragsnummer
  • Kundennummer
  • Endkundenbelege sind immer zwingend erforderlich
  • Fehlerbeschreibung und Endkundenbeleg sind dem eingesendeten Artikel eindeutig zuzuordnen
  • Bezugsnachweis durch INTEPAS Deutschland GmbH
6. Reklamationsergebnis

Der INTEPAS Deutschland GmbH steht unter Berücksichtigung des vom Herstellers/Lieferanten der Ware angebotenen Serviceportfolios das Recht zu, wahlweise diejenigen Teile oder Leistungen nachzubessern, neu zu liefern, die innerhalb der Verjährungsfrist einen Mangel aufweisen. Bei Herstellern wie z.B. Plantronics ist auch eine Sendung von nicht weiterverkäuflicher Austauschware möglich. In solchen Fällen kann sich der Endkunde oder auch der Händler direkt an den Hersteller wenden um eine schnellere Reklamationsabwicklung zu gewährleisten. Es besteht nicht in jedem Fall ein Anspruch des Händlers auf Rückgabe eines reklamierten Artikels gegen Auszahlung des Kaufpreises bzw. Erteilung einer Gutschrift. Ebenso wenig besteht in jedem Falle ein Anspruch des Händlers auf Nachbesserung reklamierter Ware. Die Entscheidung über Gutschriften, Neusendungen usw. liegt in jedem Fall bei den Lieferanten und Herstellern der INTEPAS Deutschland GmbH und deren Richtlinien. Deshalb werden Gutschriften, Neusendungen etc. erst nach einer Entscheidung des Herstellers zur endgültigen Klärung erfolgen.

Grundsätzliches:

  • Nur wenn der Retourenantrag komplett von Ihnen ausgefüllt wurde, kann eine zügige Abwicklung gewährleistet werden.
  • Reklamierte Artikel sind immer vollständig und mit allem Zubehör zurück zu senden.
  • Artikel ohne Reklamationsgrund und Retourenformular werden nach einer Aufbewahrungszeit von 2 Wochen, zur Selbstabholung entsorgt.
  • Eine detaillierte Fehlerbeschreibung ist erforderlich um eine zügige Abwicklung zu gewährleisten.
  • Original verpackte Artikel die noch nicht geöffnet oder verwendet wurden, können nicht reklamiert werden und es entsteht kein Garantieanspruch oder ein Anspruch auf einen Aus- oder Umtausch.
  • Die Bearbeitungszeit der eingehenden Retouren liegt beim jeweiligen Hersteller und kann bis zu 12 Wochen in Anspruch nehmen.
  • Die INTEPAS Deutschland GmbH behält sich vor, bei fehlenden Belegen oder einem unvollständigen Reklamationsschreiben, sowie auslassen von Informationen für eine reibungslose Reklamationsbearbeitung eine Handlingspauschale in Höhe von 15,- € zu erheben.
7. Transportschäden

Warensendungen sind unverzüglich auf Schäden zu untersuchen. Bei Verdacht eines Schadens ist der Empfang der Ware nur unter Vorbehalt mit Angabe des vermuteten Schadens zu quittieren und vom Frachtführer gegenzeichnen zu lassen.

Bei Gütern in Paletten ist sicherzustellen, dass die Verpackung und Siegel sofort bei Annahme der Ware durch Mitarbeiter geprüft werden. Falls die Verpackung beschädigt oder Siegel aufgebrochen sind bzw. fehlen oder Sendungsinhalte von Frachtdokumenten abweichen, ist der Empfang nur unter Vorbehalt mit Angabe des vermuteten Schadens zu bescheinigen und dies vom Frachtführer (Spedition oder Paketdienst) gegenzeichnen zu lassen. Der Sendungsinhalt ist sofort auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Weiter Schritte:

  • Für eine Minderung des entstandenen und die Abwendung eines weiteren Schadens ist zu sorgen.
  • Unverzüglich ist die Firma INTEPAS Deutschland GmbH über den Schaden zu informieren, damit gegebenenfalls ein Schadensgutachter hinzugezogen werden kann. Die Benachrichtigung hat ausschließlich per E-Mail an service@intepas.com zu erfolgen.
  • Der Zustand der Sendung, der Versandverpackung und des Füllmaterials ist bis zum Eintreffen des Gutachters nicht zu verändern.
8. Nichteinhaltung der Servicerichtlinien

Die Bearbeitung von Reklamationen unter Missachtung dieser Servicerichtlinien kann nicht gewährleistet werden. Die INTEPAS Deutschland GmbH behält sich vor, Kosten, die durch das Nichteinhalten der Servicerichtlinien entstehen, an den Einsender weiter zu belasten. Fehlende Unterlagen und unvollständiger Lieferumfang sind nach Rücksprache innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang eines entsprechenden Hinweises (Mängelrüge) der Firma INTEPAS Deutschland GmbH zur Vervollständigung nachzuliefern. Sollte dieses nicht erfolgen, wird die defekte Ware zu Lasten des Händlers zurückgeschickt.

Gebrauchsspuren und Verpackungsbeschädigungen, die nicht als Retourengrund Transportschaden angekündigt wurden, beeinflussen das Retourenergebnis. Die Minderung wird an den Einsender weiterbelastet (z. B. in Form eines Austauschgerätes oder Reparaturgerätes) Sollte an dem eingesandten Gerät kein Fehler feststellbar sein, werden wir das Gerät zurückschicken. Die Rücksendung des nicht defekten Gerätes und eine entsprechende Aufwandspauschale werden belastet.

Ware, deren Reparatur/Nachbesserung nach entsprechender Mitteilung der INTEPAS Deutschland GmbH über die Serviceadressen der Hersteller abgewickelt werden kann, die aber dennoch an die Firma INTEPAS Deutschland GmbH geschickt wird, leitet die Firma INTEPAS Deutschland GmbH an die Service-Center des Herstellers weiter. Für den Verlust der Ware auf dem Weg zum Service-Center des Herstellers übernimmt die Firma INTEPAS Deutschland GmbH keine Haftung.

9. Allgemeines

Es gelten die Allgemeinen Liefer- und Geschäftsbedingungen der Firma INTEPAS Deutschland GmbH

  1. Fill out return form* ( Download ) and send it to service@intepas.com.
  2. You will then receive an RMA number by mail. This number must be attached to each parcel from the outside in a clearly visible manner.
  3. Please send all confirmed returns (together with end customer receipt) at your own expense to the following address:

    INTEPAS Deutschland GmbH
    Service Department
    Adalbert-Stifter-Str.15
    65375 Oestrich-Winkel

  4. Processing time for incoming returns is up to the respective manufacturer and can take up to 12 weeks.

* By using return form, you accept return conditions as well as General Terms and Conditions of Business and Delivery of INTEPAS Deutschland GmbH.

Many thanks for your support

  1. Füllen Sie Retourenformular * ( Download ) vollständig aus und senden es anschließend an service@intepas.com.
  2. Per Mail erhalten Sie dann eine RMA-Nr.. Diese ist gut sichtbar von außen an jedem Paket anzubringen.
  3. Alle bestätigten Retouren senden Sie bitte (mit Endkundenbeleg) auf eigene Kosten an folgende Adresse:

    INTEPAS Deutschland GmbH
    Serviceabteilung
    Adalbert-Stifter-Str. 15
    65375 Oestrich-Winkel

  4. Die Bearbeitungszeit der eingehenden Retouren liegt beim jeweiligen Hersteller und kann bis zu 12 Wochen in Anspruch nehmen.

* Mit Benutzung des Formulars erkennen Sie die Retourenbedingung sowie die Allgemeinen Geschäfts- und Lieferbedingungen der INTEPAS Deutschland GmbH an.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung